Hilfebereich für Fachgroßhändler

kollex ist das führende Bestellsystem für den Getränkefachgroßhandel und die Gastronomie und bringt Ordnung in digitale Bestellprozesse – als Plattform, die verbindet und strukturiert.

Was als eine einfache digitale Lösung begann, ist heute der Branchenstandard: kollex vernetzt Handel und Gastronomie, schafft Effizienz und sorgt für Wachstum, das messbar ist. Über 23.000 Nutzer:innen und führende Fachhändler in Deutschland setzen auf kollex als ihre Bestelllösung.

kollex richtet sich an Fachgroßhändler für Getränke, Food, Hygiene und andere – sowie an deren B2B-Kund:innen aus Gastronomie, Hotellerie und Handel.

Digitale Bestellsysteme im Fachgroßhandel reduzieren Bestellfehler, sparen Zeit in der Auftragserfassung und ermöglichen Bestellungen rund um die Uhr. kollex bietet außerdem eine direkte Anbindung an den ERP-Partner. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Weniger Fehler und mehr Zeit: Kund:innen geben ihre Bestellung selbst direkt im System ein. Zahlendreher und Missverständnisse, wie sie bei telefonischen oder handschriftlichen Bestellungen entstehen und zu Rückfragen und Nacharbeit führen, entfallen.
  → In einer kollex-Kundenbefragung berichteten Lieferanten von rund 38 % weniger Bestellfehlern und einer Zeitersparnis von durchschnittlich 4,8 Minuten in der Bestellbearbeitung gegenüber der Abwicklung ohne kollex.
• Automatische Übergabe ins Warenwirtschaftssystem (bei ERP-Anbindung): Aufträge fließen direkt in das vorhandene ERP-System, ohne dass jemand sie manuell erfassen muss. kollex arbeitet mit über 22 ERP-Partnern zusammen.
• Bestellungen rund um die Uhr: Gastronomiebetriebe bestellen unabhängig von den Telefon- und Bürozeiten des Lieferanten – auch abends oder am Wochenende. Das entlastet den Innendienst spürbar.
• Transparenz in Echtzeit: Kund:innen sehen sofort Verfügbarkeiten, individuelle Preise und Liefertermine. Rückfragen und Klärungsaufwand sinken.
• Wiederkehrende Bestellungen und Historie: Über Bestelllisten und die Bestellhistorie geht das Nachbestellen schneller und einfacher.
• Datenbasierte Sortimentssteuerung: Aus dem digitalen Bestellverhalten lassen sich gezielt Empfehlungen und Cross-Selling-Chancen ableiten, die im telefonischen Geschäft verborgen bleiben.

Mit kollex erhalten Sie Zugang zu unserer digitalen Bestellplattform, mit der Sie Bestellungen Ihrer Kund:innen automatisiert abwickeln. kollex setzt Ihren eigenen Online-Shop für Sie auf und digitalisiert Ihr gesamtes Warenangebot. Dieses wird mit qualitativ hochwertigen Stammdaten, zum Großteil mit Produktfotos, angereichert und gepflegt. Ihr kollex-Shop ist ausschließlich für Ihre Kund:innen zugänglich, die mit kollex jederzeit Zugriff auf Ihr Angebot haben.

• Branchenführende Datenbank: Mit bereits über 120.000 automatisch gepflegten Produktinformationen bietet kollex stets aktuelle und verlässliche Daten.
• kollex passt sich Ihren Prozessen an – mit Anbindungen an über 22 führende ERP-Systeme.
• Mit einer Weiterempfehlungsrate von über 90 % zählt kollex zu den Top-Performern der Branche.
• Persönlicher Kundenservice: Bei kollex verstehen wir uns als Partner an Ihrer Seite – nicht nur als Anbieter.
• kollex bietet einen vereinfachten und weniger fehleranfälligen Bestellprozess.
• Prozesse, die einfach nachvollziehbar sind, sparen massiv Zeit. Und das täglich und skalierbar.
• kollex kommt aus der Branche – und ist für die Branche.

Je nach gewähltem kollex-Paket und Ihren Bedürfnissen haben Sie Zugriff auf exklusive Funktionen wie Produktverfügbarkeiten, Werbeaktionen, einen Kund:innen-Chat sowie kundenspezifische Liefertage, Abholtage, Preise und Sortimente.

Mit Ihrem eigenen kollex-Lieferantenportal steuern Sie bequem Ihren Online-Shop und haben jederzeit einen Überblick über Bestellungen, Kundenstamm und Ihr Sortiment.

Mehr Informationen finden Sie hier.

Ja – gerade für kleine Fachgroßhändler im Getränke-, Food- und Hygienebereich lohnt sich eine digitale Bestellplattform, weil sie den Innendienst entlastet, ohne dass zusätzliches Personal nötig ist. Da Bestellungen automatisch statt manuell erfasst werden, spart auch ein kleines Team spürbar Zeit und reduziert Fehler.

Warum sich der Einstieg auch bei kleiner Betriebsgröße rechnet:

• Entlastung ohne Mehrpersonal: Wegfallende telefonische Auftragserfassung und weniger Medienbrüche schaffen Freiraum im bestehenden Team.
• Messbarer Effekt: In einer kollex-Kundenbefragung berichteten die Betriebe von rund 4,8 Minuten Zeitersparnis pro Bestellung und rund 38 % weniger Bestellfehlern.
• Kundenbindung: Eine intuitive Bestell-App bzw. ein Webshop macht den Betrieb für Gastronomiekunden attraktiver, transparenter und erhöht die Bestellfrequenz.

Bei der ERP-Anbindung werden digitale Bestellungen automatisch aus der Bestellplattform in das Warenwirtschaftssystem des Fachgroßhändlers übertragen – ohne manuelles Erfassen. Die Bestellplattform kommuniziert über eine Schnittstelle mit dem ERP-System, sodass Aufträge, Artikel-, Preis- und Kundendaten synchron bleiben.

So läuft die Anbindung in der Praxis:

• Bestellung: Kund:innen bestellen in der App oder im Webshop aus dem aktuellen Sortiment.
• Übertragung: Der Auftrag wird automatisch über die Schnittstelle ins ERP übergeben.
• Synchronisation: Stammdaten wie Preise, Sortiment und Kund:innen bleiben zwischen ERP und Plattform abgeglichen.

kollex ist an über 22 gängige ERP-Systeme im Fachgroßhandel angebunden. Gerne beraten wir Sie in einem Gespräch zu Ihren Anbindungsmöglichkeiten in kollex.

kollex ist aktuell mit bestimmten Versionen der folgenden ERP-Partner kompatibel:

• Orgasoft
• Dicom (ehem. Dicomputer)
• COPA
• SSW Software (Liquisales)
• BSI
• SAP
• Ernst & Kühbandner Consultants und Developers (EKCD)
• Primeur
• Storfinger IT
• Tobax
• GRS (Gabert Rebstock Software GmbH)
• MüCom
• Softart Vermarktungs AG
• GeDV GmbH & Co. KG
• GEPROF EDV-Consulting GmbH
• Cashpos GmbH
• HickelSOFT Huth GmbH
• coress GmbH
• megacomp
• danona
• L.i.S.A Software GmbH
• advancedsolution GmbH
• NordIQ Consulting
• EM Service UG

Das bedeutet: kollex kann für einen automatisierten Datenaustausch direkt mit bestimmten Systemen dieser ERP-Partner verknüpft werden.

kollex bietet drei verschiedene Preispakete für unterschiedliche Bedürfnisse an. Die Kosten sind an den Leistungsumfang des jeweiligen Onlineshop-Paketes angepasst.

Unser kollex-Team beantwortet Ihnen gerne in einem persönlichen Online-Demo-Termin alle Fragen und hilft Ihnen dabei, das passende Paket für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Nein. Mit kollex behalten Sie weiterhin Ihre wichtige Funktion als direkter Lieferant und Partner für Ihre Kund:innen. kollex ist ein geschlossenes System und nur per individuellem Login für Ihre Kund:innen zugänglich.

Ja – kollex speichert die über die Plattform generierten Daten auf Servern in Frankfurt und ist datenschutzkonform nach der EU-DSGVO. Die Bestellplattform arbeitet in einem geschlossenen System, sodass die Bestell- und Liefervorgänge nur für den Getränkefachgroßhändler, dessen Kund:innen und kollex einzusehen sind. Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Mehr Informationen finden Sie in unseren Datenschutzbestimmungen.

Sie finden auf dieser Seite unter dem Menüpunkt „Infomaterial für Ihre Kund:innen" Flyer und weitere Informationsmaterialien zu kollex zum Herunterladen. Alternativ können Sie uns unter service@kollex.de oder Ihren Ansprechpartner während des Onboardings nach Materialien fragen.

Klicken Sie unter dem Anmelden-Button auf Passwort vergessen. Geben Sie in das neu geöffnete Fenster Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Zurücksetzen. Wir schicken Ihnen dann einen Link per E-Mail zu, mit dem Sie ein neues Passwort festlegen können.

Klicken Sie oben im Menü Ihres Lieferantenportals auf Kunden, um zu Ihrer Kundenliste zu gelangen. Sie können einzelne Kund:innen mit Klick auf den Kreis in der ersten Spalte auswählen oder mit Klick auf den obersten Kreis alle auf einmal markieren. Klicken Sie nun oben auf den rechten Button Einladen, um alle markierten Kund:innen zu kollex einzuladen.

Klicken Sie oben im Menü Ihres Lieferantenportals auf Kunden, um zu Ihrer Kundenliste zu gelangen. Über das Filter-Symbol oben rechts können Sie Ihre Kund:innen nach deren Status filtern oder direkt in der Suchzeile nach einem spezifischen Betrieb suchen. Um detaillierte Kundendaten und die Bestellhistorie zu erhalten, klicken Sie die gewünschte Kundin bzw. den gewünschten Kunden an.

Mit Klick auf Bestellungen im Menü Ihres Lieferantenportals gelangen Sie zu einer Übersicht aller Bestellungen Ihrer Kund:innen inklusive Status. Dort können Sie den Status jeder Bestellung manuell mithilfe des Drop-down-Menüs anpassen und Sie haben die Möglichkeit, die Bestellungen mit Klick auf die letzte Spalte direkt als .csv herunterzuladen.

Um weitere Informationen zu einer Bestellung zu erhalten, können Sie auf die gewünschte Zeile klicken. Unter dem Reiter Bestelldetails erhalten Sie alle relevanten Informationen zu der ausgewählten Bestellung. Mit Klick auf den Reiter Kundendaten können Sie die Kontaktdaten der entsprechenden Kund:innen sehen.

Mit Klick auf Bestellungen im Menü Ihres Lieferantenportals gelangen Sie zu einer Liste aller Bestellungen. Den Bestellstatus können Sie je Bestellung manuell anpassen, indem Sie die letzte Spalte zum Status mit Klick auf den Pfeil nach unten ausklappen. Wählen Sie nun Abgelehnt, um die Bestellung abzulehnen.

Klicken Sie oben rechts im Menü Ihres Lieferantenportals auf Ihre Initialen. Dort finden Sie alle Ihre Betriebe und können zwischen diesen wechseln. Mit Klick auf Konto verwalten können Sie Details Ihres Betriebes einsehen und Einstellungen ändern.

Klicken Sie oben rechts im Menü Ihres Lieferantenportals auf Ihre Initialen. Klicken Sie auf Konto verwalten und dann links auf den Reiter Unternehmen. Dort finden Sie die Unternehmensdaten, welche für Ihre Kund:innen sichtbar sind, und können diese bearbeiten. Speichern Sie Ihre Änderungen mit dem Button ganz unten.

Klicken Sie oben rechts im Menü Ihres Lieferantenportals auf Ihre Initialen. Klicken Sie auf Konto verwalten und dann links auf den Reiter Mein Login. Dort können Sie die E-Mail-Adresse, den Namen oder das Passwort ändern. Speichern Sie Ihre Änderungen mit dem Button ganz unten.

Klicken Sie oben rechts im Menü Ihres Lieferantenportals auf Ihre Initialen. Klicken Sie auf Konto verwalten und dann links auf den Reiter Team. Hier können Sie Ihre bisherigen Teammitglieder sehen und verwalten. Mit Klick auf Teammitglied hinzufügen können Sie (weitere) Mitarbeiter:innen zu kollex einladen. Geben Sie dazu den Namen und die E-Mail-Adresse des Teammitglieds ein und klicken Sie dann auf Einladung senden. Nach der Registrierung haben die Mitarbeiter:innen Zugriff auf das Lieferantenportal.