Hilfebereich für Bestellende

kollex ist das führende Bestellsystem für den Getränkefachgroßhandel und die Gastronomie und bringt Ordnung in digitale Bestellprozesse – als Plattform, die verbindet und strukturiert.

Was als eine einfache digitale Lösung begann, ist heute der Branchenstandard: kollex vernetzt Handel und Gastronomie, schafft Effizienz und sorgt für Wachstum, das messbar ist. Über 23.000 Nutzer:innen und führende Fachhändler in Deutschland setzen auf kollex als ihre Bestelllösung.

kollex gibt es als App- und Webshop für Bestellende.

kollex richtet sich an Großhändler – Getränke, Food, Hygiene und andere – sowie deren B2B-Kund:innen aus Gastronomie, Hotellerie und Handel.

Sobald du dich registriert hast, kannst du deine Lieferanten entweder manuell hinzufügen oder aus bereits vorhandenen Lieferanten auswählen. Voraussetzung dafür ist, dass du bereits eine Geschäftsbeziehung mit den vorhandenen Lieferanten hast.

Du kannst zuerst Bestelllisten erstellen oder bequem von uns hinzufügen lassen. Danach kannst du direkt mit deiner ersten Bestellung loslegen.

Zum Bestellen lege deine Artikel in den Warenkorb, füge nach Bedarf eine persönliche Nachricht hinzu und schicke die Bestellung ab. Du erhältst eine Versandbestätigung an deine im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse.

Bei Fragen zu kollex helfen wir dir gern weiter. Wir stehen dir von Montag bis Freitag zwischen 9 und 15 Uhr per Telefon (+49 30 255 57426) oder per E-Mail (service@kollex.de) zur Verfügung. Wir freuen uns, von dir zu hören!

Zeit ist Geld. Aber Zeit ist in unserer Branche auch: der Schnack mit den Stammkund:innen, die Gläser auf Hochglanz bringen oder morgens den Leitartikel in Ruhe zu Ende lesen können. Je mehr Raum für diese kleinen Dinge bleibt, desto entspannter ist der Arbeitsalltag.

Deshalb ist das größte Ziel, das kollex verfolgt: Effizienz. Weniger Zeit für die notwendigen Tätigkeiten – mehr Zeit für das, was man gerne macht und warum man den Beruf ergriffen hat.

Deine Vorteile mit kollex:

• 24/7 bestellen: Einfach per App oder Web – wann immer es passt.
• Volle Übersicht: Preise, Produkte, Liefertage – alles auf einen Blick.
• Bestellhistorie & -Status: Alle Vorgänge sind nachvollziehbar und transparent.
• Individuelle Bestelllisten: Persönlich zugeschnitten, gemeinsam nutzbar im Team.
• Fehlerfreier Ablauf: Keine Missverständnisse, keine Rückrufe.

Nein. Durch die Nutzung von kollex fallen keine weiteren Gebühren an.

Die Preise und Konditionen, die du mit deinem Lieferanten ausgehandelt hast, bleiben genauso bestehen.

Nein. An deinen Liefertagen/Bestellfristen ändert sich nichts durch die Nutzung von kollex.

Die Liefertage/Bestellfristen, die du mit deinem Lieferanten ausgemacht hast, bleiben bestehen.

Nach der erfolgreichen Registrierung und Aktivierung deines Accounts kannst du dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinem selbst gewählten Passwort im kollex-Webshop einloggen.

Die passende kollex-App für deine mobilen Bestellungen findest du über das Suchfeld in deinem Apple App Store oder Google Play Store. Auch hier kannst du dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinem selbst gewählten Passwort einloggen.

Klicke im kollex-Shop auf Bestelllisten und dann auf + Neue Liste anlegen (App) / + Neue Liste erstellen (Web). Gib in dem geöffneten Fenster den Namen der neuen Bestellliste ein und drücke auf Anlegen, um die Liste zu speichern. Anschließend öffnet sich deine Liste und du kannst dann mit dem Plus-Symbol oben neben der Suchleiste Artikel in die Liste hinzufügen.

In der App: Wische die gewünschte Liste nach links, bis rechts Stift- und Mülleimer-Symbol erscheinen. Klicke auf den Stift, vergib den neuen Namen und speichere.

Im Webshop: Mit Klick auf die drei Punkte über deinen Listen öffnet sich der Bearbeitungsmodus. Mit dem Stift-Symbol hinter jeder Liste kannst du nun den Namen bearbeiten. Klicke auf Speichern, nachdem du den Listennamen angepasst hast. Mit dem Mülleimer-Symbol hinter jeder Liste kannst du außerdem die Liste löschen.

Klicke auf die Bestellliste, die du bearbeiten möchtest und dann auf die 3 Punkte oben rechts. Nun hast du Zugriff auf deine Listenoptionen. Hier kannst du die Liste neu sortieren, den Sollbestand für jedes Produkt anpassen sowie Artikel von der Liste entfernen.

Du hast die Möglichkeit, oben über das Suchfeld nach bestimmten Artikeln in der geöffneten Bestellliste zu suchen. Über das + Symbol direkt neben der Suchleiste kannst du außerdem weitere Artikel hinzufügen. Nachdem sich das gesamte Sortiment geöffnet hat, kannst du einfach auf das Listen-Symbol hinter den Produkten klicken, die du zu der Bestellliste hinzufügen möchtest.

Mit dem Pfeil-Symbol rechts neben dem + Symbol kannst du die Anordnung der Artikel in deiner Liste sortieren.

Klicke oben rechts auf das Personen-Symbol und dann auf Informationen zur Anmeldung (Web) / Anmeldeinformationen (App), um zu deinen Account-Informationen zu gelangen. Hier kannst du deine Anmeldedaten wie E-Mail und Passwort anpassen. Klicke nach Änderungen auf Speichern, damit deine Anpassungen nicht verloren gehen.

Mit Klick auf das Personen-Symbol oben rechts findest du den Menüpunkt Betrieb und Team verwalten (Web) / Betriebe verwalten (App). Wähle danach Betrieb verwalten (Web) / Betrieb bearbeiten (App) aus, um deine Daten anzupassen, und klicke auf Speichern.

Unter dem Menüpunkt Betrieb und Team verwalten / Betriebe verwalten kannst du außerdem dein Team verwalten sowie weitere Lieferanten und Lieferstellen hinzufügen.

Mit Klick auf das Personen-Symbol oben rechts findest du den Menüpunkt Betrieb und Team verwalten (Web) / Betriebe verwalten (App). Wähle danach Lieferant hinzufügen aus. Gib nun in dem Suchfeld den Namen des Lieferanten ein und klicke diesen an. Gib anschließend deine Kundennummer bei dem Lieferanten ein und klicke auf Hinzufügen.

Lieferant nicht gefunden? Ist der Lieferant nicht in kollex zu finden, dann ist er noch nicht gelistet. Klicke dazu auf Lieferant neu bei kollex anlegen und gib alle erforderlichen Daten zum Lieferanten sowie deine Kundennummer bei diesem ein. Klicke anschließend auf Hinzufügen, um den neuen Lieferanten anzulegen. Die einzige Voraussetzung ist, dass dein Lieferant Bestellungen per E-Mail empfangen kann.

Wähle zuerst deinen Lieferanten aus, bei dem du dein Sortiment anlegen möchtest. Klicke in der Menüleiste auf Sortiment und dann auf das + rechts oben neben der Suchleiste.

Wähle nun aus, wie du dein Sortiment anlegen möchtest:

• Wenn du auf Manuell anlegen klickst, gelangst du zu einer Ansicht, in der du die Produktdaten selbst angeben kannst. Klicke anschließend auf Artikel speichern, um das Produkt zu deinem Sortiment hinzuzufügen.
• Wenn du auf Dokumente hochladen klickst, hast du die Möglichkeit, deine Rechnungen und/oder Lieferscheine hochzuladen. Wir erstellen dir dann daraus dein Sortiment. Dies kann bis zu drei Tage dauern. Achte darauf, dass die Produktbezeichnungen und Artikelnummern auf dem Dokument klar zu erkennen sind.

Klicke in der Menüleiste auf Sortiment, um zum gesamten Sortiment deines Lieferanten zu gelangen. Oben findest du eine Suchleiste, mit der du nach bestimmten Artikeln oder Produktarten suchen kannst.

Tippe einen Suchbegriff ein – kollex schlägt dir passende Kategorien vor (z. B. „Bier in Alkoholfreies Bier“). Wählst du einen Vorschlag, wird die Kategorie direkt als Filter gesetzt. Über das x am Filter-Chip entfernst du ihn wieder.

In der App: Rechts neben der Suchleiste findest du die Produkt-Kategorien. Darüber grenzt du das Sortiment schnell ein – der Pfeil klappt Unter-Kategorien auf. Rechts daneben liegt das Filter-Symbol: Damit sortierst du nach Relevanz oder alphabetisch und filterst nach Gebinde, Gebindegröße, Verfügbarkeiten oder Produktkennzeichnungen. Bestätige mit Fertig; über Zurücksetzen oder erneutes Antippen entfernst du Filter wieder. Ist ein Filter aktiv, ist das Filter-Symbol dunkler.

Im Webshop findest du die Produkt-Kategorien auf der linken Seite neben dem Sortiment. Mit dem Filter-Symbol rechts neben der Suchleiste sortierst und filterst du wie in der App und bestätigst mit Fertig; über Zurücksetzen oder erneutes Anklicken entfernst du Filter wieder. An einer Zahl neben dem Filter-Symbol erkennst du, dass ein oder mehrere Filter aktiv sind.

Du findest die Bestellhistorie deines zuletzt ausgewählten Lieferanten auf der Startseite (Home) oben rechts mit Klick auf die Kachel mit dem Namen Bestellhistorie. Klicke auf eine Bestellung für weitere Informationen.

Klicke auf das Personen-Symbol oben rechts und dann auf Betrieb und Team verwalten (Web) / Team verwalten (App). Im Webshop wählst du danach Team verwalten aus. Klicke anschließend unten auf Teammitglieder hinzufügen (Web) / Teammitglied hinzufügen (App). Gib nun die E-Mail-Adresse deines Mitarbeiters ein und klicke auf Einladen.

Falls sich die Daten deines selbst angelegten Lieferanten geändert haben oder dir beim Anlegen ein Fehler unterlaufen ist, kannst du diese ganz einfach von uns korrigieren lassen. Ebenso, wenn du den Lieferanten aus deinem kollex Account löschen lassen möchtest.

Kontaktiere dafür einfach unseren Kundenservice. Halte bitte deine E-Mail, mit der du dich registriert hast, und deine Kundennummer bereit.

Du erreichst unseren Kundenservice Mo–Fr, 9–15 Uhr unter der Nummer +49 30 255 57426 oder per E-Mail an service@kollex.de. Falls du einen Ansprechpartner in unserem Inside-Sales-Team hast, kannst du diesen auch gerne kontaktieren.

Bitte kontaktiere in diesem Fall direkt deinen Lieferanten per Telefon oder – wenn verfügbar – über den Chat in kollex. Wir übermitteln die Bestellungen, nachdem du auf „bestellen“ geklickt hast, direkt an den Lieferanten und können keine Änderungen mehr vornehmen.