Infobereich für ERP-Partner
Info area for ERP partners
Deutsch: kollex bietet verschiedene Möglichkeiten zum Datenaustausch mit den (ERP-) Systemen der Händler an. Diese Seite gibt einen Überblick über die unterstützten Übertragungswege, damit eine Anbindung zügig gelingt.
English: kollex offers various options for exchanging data with retailers' (ERP) systems. This page provides an overview of the supported transmission paths so that a connection can be established quickly.
Passwortgeschützter Bereich. Den Zugang erhalten Sie per E-Mail an integration@kollex.de. Password-protected area – access on request.
Allgemeine Fragen zu kollex
General questions about kollex
Was ist kollex? / What's kollex?
kollex vernetzt Lieferanten und deren Kund:innen auf digitalem Weg miteinander – für ein einfacheres und effizienteres Bestellen.
Als führende Bestellplattform für Großhandel und Gastronomie ermöglicht kollex die Digitalisierung einer Branche, die wie keine andere gesellschaftliches Miteinander prägt und aus einem Flecken Erde Orte der Begegnung schafft. So profitieren auch kleine und mittelständische Unternehmen von der Digitalisierung – durch Zeitersparnis, Planbarkeit und effiziente Lieferungen.
kollex connects merchants and their customers digitally to make ordering easier and more efficient.
As the leading ordering platform for wholesalers and gastronomy, kollex enables the digitalization of an industry that shapes social interaction like no other and creates places of encounter from a patch of earth. Small and medium-sized companies also benefit from digitalization – through time savings, predictability and efficient deliveries.
Wohin wende ich mich bei Fragen zu kollex? / How do I contact kollex if I have questions?
Bei Fragen zu kollex helfen wir Ihnen gern weiter! Wir stehen Ihnen von Montag bis Freitag zwischen 9 und 15 Uhr per Telefon (+49 30 255 57426) oder per E-Mail (service@kollex.de) zur Verfügung.
If you have any questions about kollex, we will be happy to help you! We are available from Monday to Friday between 9 am and 3 pm by telephone (+49 30 255 57426) or by e-mail (service@kollex.de).
DE: Was ist kollex?
kollex vernetzt Lieferanten und deren Kund:innen auf digitalem Weg miteinander – für ein einfacheres und effizienteres Bestellen.
Als führende Bestellplattform für Großhandel und Gastronomie ermöglicht kollex die Digitalisierung einer Branche, die wie keine andere gesellschaftliches Miteinander prägt und aus einem Flecken Erde Orte der Begegnung schafft. So profitieren auch kleine und mittelständische Unternehmen von der Digitalisierung – durch Zeitersparnis, Planbarkeit und effiziente Lieferungen.
EN: What's kollex?
kollex connects merchants and their customers digitally to make ordering easier and more efficient.
As the leading ordering platform for wholesalers and gastronomy, kollex enables the digitalization of an industry that shapes social interaction like no other and creates places of encounter from a patch of earth. Small and medium-sized companies also benefit from digitalization – through time savings, predictability and efficient deliveries.
DE: Wohin wende ich mich bei Fragen zu kollex?
Bei Fragen zu kollex helfen wir Ihnen gern weiter! Wir stehen Ihnen von Montag bis Freitag zwischen 9 und 15 Uhr per Telefon (+49 30 255 57426) oder per E-Mail (service@kollex.de) zur Verfügung.
EN: How do I contact kollex if I have questions?
If you have any questions about kollex, we will be happy to help you! We are available from Monday to Friday between 9 am and 3 pm by telephone (+49 30 255 57426) or by e-mail (service@kollex.de).
Datenaustausch und Anbindung
Data exchange and connection
Wichtige Fragen und ausführliche Antworten zum Datenaustausch und zur Anbindung an kollex. Here you will find important questions and detailed answers on data exchange and the connection to kollex.
Welche Daten kann ich mit kollex austauschen? / What data can I exchange with kollex?
Je nach Übertragungsrichtung können unterschiedliche Daten übertragen werden. Einige Daten sind essenziell und werden benötigt, um die Integration überhaupt starten zu können – diese müssen vollständig und korrekt vorliegen. Daneben gibt es optionale Daten, die die Funktionalität der Integration erheblich verbessern. Werden bestimmte optionale Daten nicht empfangen, sind die damit verbundenen Funktionen der Plattform nicht möglich.
Soweit nicht anders erwähnt, können übermittelte Daten nicht von den Nutzenden oder von kollex geändert werden. Änderungen bei Adressen, IDs etc. müssen über die Schnittstelle erfolgen.
- Kundenstammdaten (customers): die Kund:innen, die später über kollex bestellen können sollen.
- Lieferstellen (business units): Absatzstätten, Standorte oder Lieferadressen der Kund:innen – sie definieren, wohin die Bestellung geschickt wird. Pro Kundendatensatz muss mindestens eine valide Lieferstelle hinterlegt sein; mehrere sind möglich.
- Artikelstammdaten (products): das Gesamtsortiment bzw. der Katalog des Lieferanten.
- Bestellungen (orders): die Bestellungen der Kund:innen.
- Sortimentsrestriktionen (restrictions): allow- und block-Listen, mit denen Teile des Sortiments für Kund:innen eingeschränkt werden.
- Artikellisten (shopping lists): bestehende Bestelllisten – immer kundenspezifisch.
- Kundenspezifische Preise (customer specific prices).
- Aktions-Preise (promo prices) für bestimmte Artikel.
| Datenobjekt | Richtung | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Kundenstammdaten customers | Händler → kollex | essenziell | Die Kund:innen, die später über kollex bestellen können sollen. |
| Lieferstellen business units | Händler → kollex | essenziell | Absatzstätten, Standorte oder Lieferadressen – sie definieren, wohin geliefert wird. Mindestens eine pro Kund:in, mehrere möglich. |
| Artikelstammdaten products | Händler → kollex | essenziell | Gesamtsortiment bzw. Katalog des Lieferanten. |
| Bestellungen orders | kollex → Händler | essenziell | Die Bestellungen der Kund:innen. |
| Sortimentsrestriktionen restrictions | Händler → kollex | optional | allow- und block-Listen zur Einschränkung des Sortiments. |
| Artikellisten shopping lists | Händler → kollex | optional | Bestehende Bestelllisten – immer kundenspezifisch. |
| Kundenspezifische Preise customer specific prices | Händler → kollex | optional | Individuell verhandelte Preise je Kund:in. |
| Aktions-Preise promo prices | Händler → kollex | optional | Zeitlich begrenzte Preise für bestimmte Artikel. |
- Essenziell vom Händler zu kollex: Kundenstammdaten (customers), Lieferstellen (business units), Artikelstammdaten (products).
- Essenziell von kollex zum Händler: Bestellungen (orders).
- Optional: Sortimentsrestriktionen (restrictions), Artikellisten (shopping lists), kundenspezifische Preise, Aktions-Preise.
Die vollständigen Feldbeschreibungen finden Sie im Entwickler-Portal.
Depending on the direction of transmission, different data can be exchanged. Some data is essential and is required to start the integration at all – it must be complete and correct. There is also optional data that significantly improves the functionality of the integration. If optional data is not received, the related platform features are not available.
Unless otherwise stated, transmitted data cannot be changed by users or by kollex. Changes to addresses, IDs etc. must be made via the interface.
- Customer data (customers): the customers who will later be able to order via kollex.
- Business units: the delivery locations of your customers – they define where the order is sent. At least one valid business unit per customer, several are possible.
- Article data (products): the products your customers can order (assortment).
- Orders (orders): the orders placed by your customers.
- Product restrictions (restrictions): allow and block lists that restrict parts of the assortment for your customers.
- Product lists (shopping lists): existing shopping lists – always customer-specific.
- Customer specific prices.
- Promotional prices for specific articles.
| Data object | Direction | Required | Description |
|---|---|---|---|
| Customer data customers | merchant → kollex | essential | The customers who will later order via kollex. |
| Business units | merchant → kollex | essential | Delivery locations – they define where the order is sent. At least one per customer, several possible. |
| Article data products | merchant → kollex | essential | The products your customers can order (assortment). |
| Orders | kollex → merchant | essential | The orders placed by your customers. |
| Product restrictions restrictions | merchant → kollex | optional | Allow and block lists restricting the assortment. |
| Product lists shopping lists | merchant → kollex | optional | Existing shopping lists – always customer-specific. |
| Customer specific prices | merchant → kollex | optional | Individually negotiated prices per customer. |
| Promotional prices | merchant → kollex | optional | Temporary prices for specific articles. |
- Essential from merchant to kollex: customers, business units, products.
- Essential from kollex to merchant: orders.
- Optional: restrictions, shopping lists, customer specific prices, promotional prices.
You will find the complete field descriptions in the developer portal.
Welchen Übertragungsweg soll ich verwenden? / Which transfer method should I use?
Wir raten dazu, einen bereits genutzten Übertragungsweg zu verwenden: Tauschen Sie bereits Daten via CSV aus, sollte eine Anbindung via CSV evaluiert werden; nutzen Sie bereits eine HTTP-Schnittstelle, eine Anbindung via API.
Nutzen Sie noch keine der genannten Schnittstellen, empfehlen wir die Implementierung via CSV-Dateien – meist die einfachste und schnellste Variante. Eine spätere Umstellung ist möglich, jedoch mit Aufwänden verbunden. Unser Team unterstützt Sie gerne bei der Evaluierung und bei allen aufkommenden Fragen.
We advise you to use a transfer method that is already in use: if you are already exchanging data via CSV, a connection via CSV should be evaluated; if you are already using an HTTP interface, evaluate a connection via API.
If you are not yet using any of these interfaces, we recommend implementation via CSV files – usually the easiest and quickest interface to implement. Changing the connection at a later date is possible, but involves additional effort. Our team will be happy to support you with the evaluation and any questions that arise.
Wie funktionieren die kollex Schnittstellen? / How do the kollex interfaces work?
Die kollex Schnittstellen basieren auf branchenüblichen Standards und bieten verschiedene Möglichkeiten, eine Anbindung an das kollex System zu schaffen. Grundsätzlich unterscheiden wir eine dateibasierte Schnittstelle (CSV) und eine HTTP-basierte Schnittstelle (API).
kollex bietet eine HTTP-Schnittstelle mit verschiedenen Endpunkten. Die überwiegende Mehrheit basiert auf dem PUSH-Prinzip – Daten werden vom Händler oder ERP-Partner in das kollex System gepusht. Ausnahme sind die Endpunkte für Bestellungen, die nach dem PULL-Prinzip funktionieren: der Händler prüft in regelmäßigen Abständen, ob eine neue Bestellung vorliegt, und holt diese ab.
Der Datenverkehr findet ausschließlich über HTTPS statt. Vor der Verwendung der Endpunkte ist eine Authentifizierung nötig; bei Erfolg wird ein Access-Token zurückgegeben. Die dafür nötigen Zugangsdaten erhalten Sie im Onboarding von unserem Team. Für Anfragen und Antworten wird das JSON-Format genutzt.
Für den Datenaustausch via CSV-Dateien wird Ihnen im Onboarding ein sFTP-Zugang bereitgestellt. Die verschiedenen CSV-Dateien werden in entsprechenden Ordnern abgelegt. Die Bestell-CSV legt kollex in einem dieser Ordner ab, von wo sie vom Händler abgeholt werden kann.
The kollex interfaces are based on industry standards and offer various options for creating a connection to the kollex system. We basically differentiate between a file-based interface (CSV) and an HTTP-based interface (API).
kollex offers an HTTP interface with various endpoints. The vast majority are based on the PUSH principle – data is pushed from the merchant or ERP partner into the kollex system. Exceptions are the endpoints for orders, which work on the PULL principle: the merchant checks at regular intervals whether a new order has been placed and collects it.
Data traffic takes place exclusively via HTTPS. Before the endpoints can be used, authentication is required; if successful, an access token is returned. The required access data is provided by our team during onboarding. The JSON format is used for requests and responses.
For data exchange via CSV files, sFTP access is provided during onboarding. The various CSV files are stored in corresponding folders. The order CSV is placed by kollex in one of these folders, from where it can be retrieved by the merchant.
DE: Welche Daten kann ich mit kollex austauschen?
Je nach Übertragungsrichtung können unterschiedliche Daten übertragen werden. Einige Daten sind essenziell und werden benötigt, um die Integration überhaupt starten zu können – diese müssen vollständig und korrekt vorliegen. Daneben gibt es optionale Daten, die die Funktionalität der Integration erheblich verbessern. Werden bestimmte optionale Daten nicht empfangen, sind die damit verbundenen Funktionen der Plattform nicht möglich.
Soweit nicht anders erwähnt, können übermittelte Daten nicht von den Nutzenden oder von kollex geändert werden. Änderungen bei Adressen, IDs etc. müssen über die Schnittstelle erfolgen.
- Kundenstammdaten (customers): die Kund:innen, die später über kollex bestellen können sollen.
- Lieferstellen (business units): Absatzstätten, Standorte oder Lieferadressen der Kund:innen – sie definieren, wohin die Bestellung geschickt wird. Pro Kundendatensatz muss mindestens eine valide Lieferstelle hinterlegt sein; mehrere sind möglich.
- Artikelstammdaten (products): das Gesamtsortiment bzw. der Katalog des Lieferanten.
- Bestellungen (orders): die Bestellungen der Kund:innen.
- Sortimentsrestriktionen (restrictions): allow- und block-Listen, mit denen Teile des Sortiments für Kund:innen eingeschränkt werden.
- Artikellisten (shopping lists): bestehende Bestelllisten – immer kundenspezifisch.
- Kundenspezifische Preise (customer specific prices).
- Aktions-Preise (promo prices) für bestimmte Artikel.
| Datenobjekt | Richtung | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Kundenstammdaten customers | Händler → kollex | essenziell | Die Kund:innen, die später über kollex bestellen können sollen. |
| Lieferstellen business units | Händler → kollex | essenziell | Absatzstätten, Standorte oder Lieferadressen – sie definieren, wohin geliefert wird. Mindestens eine pro Kund:in, mehrere möglich. |
| Artikelstammdaten products | Händler → kollex | essenziell | Gesamtsortiment bzw. Katalog des Lieferanten. |
| Bestellungen orders | kollex → Händler | essenziell | Die Bestellungen der Kund:innen. |
| Sortimentsrestriktionen restrictions | Händler → kollex | optional | allow- und block-Listen zur Einschränkung des Sortiments. |
| Artikellisten shopping lists | Händler → kollex | optional | Bestehende Bestelllisten – immer kundenspezifisch. |
| Kundenspezifische Preise customer specific prices | Händler → kollex | optional | Individuell verhandelte Preise je Kund:in. |
| Aktions-Preise promo prices | Händler → kollex | optional | Zeitlich begrenzte Preise für bestimmte Artikel. |
- Essenziell vom Händler zu kollex: Kundenstammdaten (customers), Lieferstellen (business units), Artikelstammdaten (products).
- Essenziell von kollex zum Händler: Bestellungen (orders).
- Optional: Sortimentsrestriktionen (restrictions), Artikellisten (shopping lists), kundenspezifische Preise, Aktions-Preise.
Die vollständigen Feldbeschreibungen finden Sie im Entwickler-Portal.
EN: What data can I exchange with kollex?
Depending on the direction of transmission, different data can be exchanged. Some data is essential and is required to start the integration at all – it must be complete and correct. There is also optional data that significantly improves the functionality of the integration. If optional data is not received, the related platform features are not available.
Unless otherwise stated, transmitted data cannot be changed by users or by kollex. Changes to addresses, IDs etc. must be made via the interface.
- Customer data (customers): the customers who will later be able to order via kollex.
- Business units: the delivery locations of your customers – they define where the order is sent. At least one valid business unit per customer, several are possible.
- Article data (products): the products your customers can order (assortment).
- Orders (orders): the orders placed by your customers.
- Product restrictions (restrictions): allow and block lists that restrict parts of the assortment for your customers.
- Product lists (shopping lists): existing shopping lists – always customer-specific.
- Customer specific prices.
- Promotional prices for specific articles.
| Data object | Direction | Required | Description |
|---|---|---|---|
| Customer data customers | merchant → kollex | essential | The customers who will later order via kollex. |
| Business units | merchant → kollex | essential | Delivery locations – they define where the order is sent. At least one per customer, several possible. |
| Article data products | merchant → kollex | essential | The products your customers can order (assortment). |
| Orders | kollex → merchant | essential | The orders placed by your customers. |
| Product restrictions restrictions | merchant → kollex | optional | Allow and block lists restricting the assortment. |
| Product lists shopping lists | merchant → kollex | optional | Existing shopping lists – always customer-specific. |
| Customer specific prices | merchant → kollex | optional | Individually negotiated prices per customer. |
| Promotional prices | merchant → kollex | optional | Temporary prices for specific articles. |
- Essential from merchant to kollex: customers, business units, products.
- Essential from kollex to merchant: orders.
- Optional: restrictions, shopping lists, customer specific prices, promotional prices.
You will find the complete field descriptions in the developer portal.
DE: Welchen Übertragungsweg soll ich verwenden?
Wir raten dazu, einen bereits genutzten Übertragungsweg zu verwenden: Tauschen Sie bereits Daten via CSV aus, sollte eine Anbindung via CSV evaluiert werden; nutzen Sie bereits eine HTTP-Schnittstelle, eine Anbindung via API.
Nutzen Sie noch keine der genannten Schnittstellen, empfehlen wir die Implementierung via CSV-Dateien – meist die einfachste und schnellste Variante. Eine spätere Umstellung ist möglich, jedoch mit Aufwänden verbunden. Unser Team unterstützt Sie gerne bei der Evaluierung und bei allen aufkommenden Fragen.
EN: Which transfer method should I use?
We advise you to use a transfer method that is already in use: if you are already exchanging data via CSV, a connection via CSV should be evaluated; if you are already using an HTTP interface, evaluate a connection via API.
If you are not yet using any of these interfaces, we recommend implementation via CSV files – usually the easiest and quickest interface to implement. Changing the connection at a later date is possible, but involves additional effort. Our team will be happy to support you with the evaluation and any questions that arise.
DE: Wie funktionieren die kollex Schnittstellen?
Die kollex Schnittstellen basieren auf branchenüblichen Standards und bieten verschiedene Möglichkeiten, eine Anbindung an das kollex System zu schaffen. Grundsätzlich unterscheiden wir eine dateibasierte Schnittstelle (CSV) und eine HTTP-basierte Schnittstelle (API).
kollex bietet eine HTTP-Schnittstelle mit verschiedenen Endpunkten. Die überwiegende Mehrheit basiert auf dem PUSH-Prinzip – Daten werden vom Händler oder ERP-Partner in das kollex System gepusht. Ausnahme sind die Endpunkte für Bestellungen, die nach dem PULL-Prinzip funktionieren: der Händler prüft in regelmäßigen Abständen, ob eine neue Bestellung vorliegt, und holt diese ab.
Der Datenverkehr findet ausschließlich über HTTPS statt. Vor der Verwendung der Endpunkte ist eine Authentifizierung nötig; bei Erfolg wird ein Access-Token zurückgegeben. Die dafür nötigen Zugangsdaten erhalten Sie im Onboarding von unserem Team. Für Anfragen und Antworten wird das JSON-Format genutzt.
Für den Datenaustausch via CSV-Dateien wird Ihnen im Onboarding ein sFTP-Zugang bereitgestellt. Die verschiedenen CSV-Dateien werden in entsprechenden Ordnern abgelegt. Die Bestell-CSV legt kollex in einem dieser Ordner ab, von wo sie vom Händler abgeholt werden kann.
EN: How do the kollex interfaces work?
The kollex interfaces are based on industry standards and offer various options for creating a connection to the kollex system. We basically differentiate between a file-based interface (CSV) and an HTTP-based interface (API).
kollex offers an HTTP interface with various endpoints. The vast majority are based on the PUSH principle – data is pushed from the merchant or ERP partner into the kollex system. Exceptions are the endpoints for orders, which work on the PULL principle: the merchant checks at regular intervals whether a new order has been placed and collects it.
Data traffic takes place exclusively via HTTPS. Before the endpoints can be used, authentication is required; if successful, an access token is returned. The required access data is provided by our team during onboarding. The JSON format is used for requests and responses.
For data exchange via CSV files, sFTP access is provided during onboarding. The various CSV files are stored in corresponding folders. The order CSV is placed by kollex in one of these folders, from where it can be retrieved by the merchant.
Passwortgeschützter Bereich
Password protected area
Hier finden Sie alle weiteren Informationen, die Sie für die reibungslose Anbindung an kollex benötigen. Klicken Sie einfach auf das Portal und geben Sie danach das Passwort ein, das Sie von Ihrer kollex Ansprechperson erhalten haben.
Sie haben noch kein Passwort? Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an integration@kollex.de.
Here you will find all the additional information you need for a smooth connection to kollex. Simply click on the portal and enter the password you received from your kollex contact person.
Don't have a password yet? Please feel free to send us an email at integration@kollex.de.
- Erste Schritte
- Information zu den Daten
- REST API
- CSV-Upload via sFTP und Support
- Getting started
- Information about the data
- REST API
- CSV upload via sFTP and support