kollex ist das führende Bestellsystem für den Getränkefachgroßhandel und die Gastronomie und bringt Ordnung in digitale Bestellprozesse – als Plattform, die verbindet und strukturiert.

Was als eine einfache digitale Lösung begann, ist heute der Branchenstandard: kollex vernetzt Handel und Gastronomie, schafft Effizienz und sorgt für Wachstum, das messbar ist. Über 30.000 Nutzer:innen und führende Fachhändler in Deutschland setzen auf kollex als ihre Bestelllösung.

kollex richtet sich an Fachgroßhändler für Getränke, Food, Hygiene und andere - sowie an deren B2B-Kunden aus Gastronomie, Hotellerie und Handel.

Digitale Bestellsysteme im Fachgroßhandel reduzieren Bestellfehler, sparen Zeit in der Auftragserfassung und ermöglichen Bestellungen rund um die Uhr. kollex bietet außerdem eine direkte Anbindung an den ERP-Partner. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Weniger Fehler und mehr Zeit: Kunden geben ihre Bestellung selbst direkt im System ein. Zahlendreher und Missverständnisse, wie sie bei telefonischen oder handschriftlichen Bestellungen entstehen und zu Rückfragen und Nacharbeit führen, entfallen.
  → In einer kollex-Kundenbefragung berichteten Lieferanten von rund 38 % weniger Bestellfehlern und einer Zeitersparnis von durchschnittlich 4,8 Minuten in der Bestellbearbeitung gegenüber der Abwicklung ohne kollex.

• Automatische Übergabe ins Warenwirtschaftssystem (bei ERP-Anbindung): Aufträge fließen direkt in das vorhandene ERP-System, ohne dass jemand sie manuell erfassen muss. kollex arbeitet mit über 22 ERP-Partnern zusammen.

• Bestellungen rund um die Uhr: Gastronomiebetriebe bestellen unabhängig von den Telefon- und Bürozeiten des Lieferanten – auch abends oder am Wochenende. Das entlastet den Innendienst spürbar.

• Transparenz in Echtzeit: Kunden sehen sofort Verfügbarkeiten, individuelle Preise und Liefertermine. Rückfragen und Klärungsaufwand sinken.

• Wiederkehrende Bestellungen und Historie: Über Bestelllisten und die Bestellhistorie geht das Nachbestellen schneller und einfacher.

• Datenbasierte Sortimentssteuerung: Aus dem digitalen Bestellverhalten lassen sich gezielt Empfehlungen und Cross-Selling-Chancen ableiten, die im telefonischen Geschäft verborgen bleiben.

Mit kollex erhalten Sie Zugang zu unserer digitalen Bestellplattform, mit der Sie Bestellungen Ihrer Kunden automatisiert abwickeln. kollex setzt Ihren eigenen Online-Shop für Sie auf und digitalisiert Ihr gesamtes Warenangebot. Dieses wird mit qualitativ hochwertigen Stammdaten, zum Großteil mit Produktfotos, angereichert und gepflegt. Ihr kollex-Shop ist ausschließlich für Ihre Kunden zugänglich, die mit kollex jederzeit Zugriff auf Ihr Angebot haben.

• Branchenführende Datenbank: Mit bereits über 120.000 automatisch gepflegten Produktinformationen bietet kollex stets aktuelle und verlässliche Daten.

• kollex passt sich Ihren Prozessen an – mit Anbindungen an über 22 führende ERP-Systeme.

• Mit einer Weiterempfehlungsrate von über 90 % zählt kollex zu den Top-Performern der Branche.

• Persönlicher Kundenservice: Bei kollex verstehen wir uns als Partner an Ihrer Seite – nicht nur als Anbieter.

• kollex bietet einen Vereinfachten und weniger fehleranfälligen Bestellprozess.

• Prozesse, die einfach nachvollziehbar sind, sparen massiv Zeit. Und das täglich und skalierbar.

• kollex kommt aus der Branche – und ist für die Branche.

Je nach gewähltem kollex-Paket und Ihren Bedürfnissen haben Sie Zugriff auf exklusive Funktionen, wie Produktverfügbarkeiten, Werbeaktionen, einen Kunden-Chat sowie kundenspezifische(s) Liefertage, Abholtage, Preise und Sortiment.

Mit Ihrem eigenen kollex-Lieferantenportal steuern Sie bequem Ihren Online-Shop und haben jederzeit einen Überblick über Bestellungen, Kundenstamm und Ihr Sortiment.

Mehr Informationen finden Sie hier.

Ja – gerade für kleine Fachgroßhändler im Getränke, Food und Hygiene Bereich lohnt sich eine digitale Bestellplattform, weil sie den Innendienst entlastet ohne, dass zusätzliches Personal nötig ist. Da Bestellungen automatisch, statt manuell erfasst werden, spart auch ein kleines Team spürbar Zeit und reduziert Fehler.

Warum sich der Einstieg auch bei kleiner Betriebsgröße rechnet:

• Entlastung ohne Mehrpersonal: Wegfallende telefonische Auftragserfassung und weniger Medienbrüche schaffen Freiraum im bestehenden Team.

• Messbarer Effekt: In einer kollex-Kundenbefragung berichteten die Betriebe von rund 4,8 Minuten Zeitersparnis pro Bestellung und rund 38 % weniger Bestellfehlern.

• Kundenbindung: Eine intuitive Bestell-App bzw. ein Webshop macht den Betrieb für Gastronomiekunden attraktiver, transparenter und erhöht die Bestellfrequenz.

Bei der ERP-Anbindung werden digitale Bestellungen automatisch aus der Bestellplattform in das Warenwirtschaftssystem des Fachgroßhändlers übertragen – ohne manuelles Erfassen. Die Bestellplattform kommuniziert über eine Schnittstelle mit dem ERP-System, sodass Aufträge, Artikel-, Preis- und Kundendaten synchron bleiben.

So läuft die Anbindung in der Praxis:

• Bestellung: Der Kunde bestellt in App oder im Webshop aus dem aktuellen Sortiment.

• Übertragung: Der Auftrag wird automatisch über die Schnittstelle ins ERP übergeben.

• Synchronisation: Stammdaten wie Preise, Sortiment und Kunden bleiben zwischen ERP und Plattform abgeglichen.

kollex ist an über 22 gängige ERP-Systeme im Fachgroßhandel angebunden. Gerne beraten wir Sie in einem Gespräch zu Ihren Anbindungsmöglichkeiten in kollex. Hier finden Sie eine Liste unserer ERP-Partner.

kollex ist aktuell mit bestimmten Versionen der folgenden ERP-Partner kompatibel:

• Orgasoft

• Dicom

• COPA

• SSW Software (Liquisales)

• BSI

• Ernst & Kühbandner Consultants und Developers (EKCD)

• Primeur

• Storfinger IT

• Tobax

• GRS (Gabert Rebstock Software GmbH)

• MüCom

• Softart Vermarktungs AG

• GeDV GmbH & Co. KG

• GEPROF EDV-Consulting GmbH

• Cashpos GmbH

• HickelSOFT Huth GMBH

• coress GmbH

• megacomp

• danona

• L.i.S.A Software GmbH

• advancedsolution GmbH

Das bedeutet: kollex kann für einen automatisierten Datenaustausch direkt mit bestimmten Systemen dieser ERP-Partner verknüpft werden.

kollex bietet drei verschiedene Preispakete für unterschiedliche Bedüfnisse an. Die Kosten sind an den Leistungsumfang des jeweiligen Onlineshop-Paketes angepasst.

Unser kollex-Team beantwortet Ihnen gerne in einem persönlichen online Demo-Termin alle Fragen und hilft Ihnen dabei, das passende Paket für Ihre Bedürfnisse zu finden. | Jetzt Demo-Termin vereinbaren

Nein. Mit kollex behalten Sie weiterhin Ihre wichtige Funktion als direkter Lieferant und Partner für Ihre Kunden. kollex ist ein geschlossenes System und nur per individuellem Login für Ihre Kunden zugänglich.

Ja, es gibt in Deutschland verschiedene Digitalisierungs-Förderprogramme für Unternehmen! kollex als digitale Bestellplattform für den Fachgroßhandel unterstützt Sie dabei, Ihre Prozesse zu optimieren. Da Digitalisierung schon lange Voraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit ist, werden Systeme wie kollex durch Digitalisierungs-Förderprogramme in Form von Zuschüssen und zinsgünstigen Darlehen unterstützt.

Bundeslandübergreifend gibt es zum Beispiel den ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW für Digitaliserungsmaßnahmen von Unternehmen. Die Förderkonditionen der KfW sind abhängig vom Umfang des Digitalisierungsvorhabens. 

So können Sie einen Antrag bei der KfW stellen: 

Zunächst müssen Sie den Antrag bei Ihrem Finanzierungspartner (z.B. Ihrer Hausbank) stellen. Voraussetzung für die Förderung ist der Digitalisierung-Check der KfW, um Ihr Unternehmen besser einordnen zu können. Für den Antrag ist außerdem eine gewerbliche Bestätigung zum Antrag auszufüllen.

Weitere Informationen zum Förderkredit der KfW erhalten Sie hier.

In dieser Übersicht werden einige weitere Bundeslandspezifische Förderprogramme für Digitalisierungsmaßnahmen für Unternehmen vorgestellt | Jetzt Übersicht öffnen

Ja - kollex speichert die über die Plattform generierten Daten auf Servern in Frankfurt und ist datenschutzkonform nach der EU-DSGVO. Die Bestellplattform arbeitet in einem geschlossenen System, so dass die Bestell- und Liefervorgänge nur für den Getränkefachgroßhändler, dessen Kunden und kollex einzusehen sind. Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Mehr Informationen finden Sie in unseren Datenschutzbestimmungen.

Sie finden auf dieser Seite unter dem Menüpunkt "Infomaterial für Ihre Kunden" Flyer und weitere Informationsmaterialien zu kollex zum herunterladen. Alternativ können Sie uns unter service@kollex.de oder Ihrem Ansprechpartner während des Onboardings nach Materialien fragen.

Wenn Sie Interesse an der Nutzung von kollex für Ihren Betrieb haben, kontaktieren Sie uns einfach per E-Mail unter service@kollex.de oder Telefon unter +49 30 255 57426 (Mo-Fr, 9 - 15 Uhr).

Im telefonischen Austausch oder persönlich bei Ihnen vor Ort stellen wir Ihnen kollex unverbindlich vor, beantworten Ihre Fragen rund um unser Angebot und schauen gemeinsam, wie Sie kollex für Ihr Unternehmen nutzen können.

Klicken Sie hier, um einen unverbindlichen Demo-Termin zu vereinbaren.

Super, das freut uns sehr!
Setzen Sie sich gern mit uns in Kontakt. Wir stehen Ihnen von Montag bis Freitag zwischen 9 - 15 Uhr per Telefon (+49 30 255 57426) oder per E-Mail (service@kollex.de) zur Verfügung. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Nach einem Erstgespräch und Ihrer Entscheidung für kollex muss zunächst die ERP-Schnittstelle oder der CSV-Connector bei Ihrem IT-Partner angefragt werden. Sobald die ERP-Schnittstelle installiert oder der CSV-Connector verfügbar ist, setzen wir Ihren individuellen kollex-Shop auf. Sind Ihre Artikel und Kunden angelegt, können Sie direkt mit der Kundenaktivierung starten.

Alternativ können Bestellungen auch per E-Mail an Sie versendet werden.

Setzen Sie sich bitte in beiden Fällen mit uns in Kontakt. Wir stehen Ihnen von Montag bis Freitag zwischen 9 - 15 Uhr per Telefon (+49 30 255 57426) oder per E-Mail (service@kollex.de) zur Verfügung. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Um kollex nutzen zu können, sollten Sie mit einem der im Folgenden aufgelisteten ERP-Anbieter zusammenarbeiten und über eine mit kollex kompatible Version des Systems verfügen. Die Anbindung erfolgt entweder für eine API oder CSV.

Alternativ können Bestellungen auch per E-Mail an Sie versendet werden.

Liste der ERP-Anbieter:

• HickelSOFT

• BSI

• Cashpos

• COPA

• Dicom

• Dicomputer

• EKCD

• GeHandel

• GEPROF

• MüCom

• Orgasoft

• Primeur

• Primoff

• SAP

• Storfinger IT

• SSW Software (Liquisales)

• Tobax

Nachdem Sie sich für ein kollex Paket entschieden haben, benötigen unsere technischen Implementation Manager einige Daten von Ihnen, um Ihren Shop einrichten zu können. Wir haben Ihnen eine Schritt-für-Schritt Anleitung erstellt, an der Sie sich für eine schnelle und einfache Einrichtung Ihres Shops orientieren können. Klicken Sie hier, um zur Anleitung zu gelangen.

Im Onboarding legen wir gemeinsam Ihre Kunden auf kollex an. Sobald die Kundenkonten erstellt wurden, können sich alle Ihre Kunden über die kollex App oder Website registrieren.
Nach erfolgreicher Registrierung wird das Kundenkonto automatisch aktiviert und der Kunde kann direkt mit der ersten Bestellung loslegen.

Alternativ können Sie angelegten Kunden über Ihrem kollex-Lieferantenportal eine Einladung per E-Mail schicken. Jeder eingeladene Kunde erhält einen Aktivierungslink für sein persönliches Kundenkonto an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse. Über diesen Link registriert sich der Kunde in wenigen Schritten, schaltet so sein kollex-Konto frei und kann direkt mit der ersten Bestellung loslegen.

Die Dauer Ihres Onboardings ist individuell und hängt davon ab, wie schnell die von Ihnen benötigten Informationen bei uns eingehen und wie schnell ERP-Schnittstelle oder CSV-Connector zur Verfügung stehen. Damit wir mit Ihre, Onboarding starten können, muss zunächst die ERP-Schnittstelle durch Ihrem ERP-Partner installiert oder alternativ der CSV-Connector bei Anbindung via CSV bereitgestellt werden.

Alternativ können Sie per E-Mail angebunden werden. Bei dieser Variante werden die Bestellungen an Sie per E-Mail versandt.

Im Rahmen des Onboardingprozesses erhalten Sie von uns Ihre persönlichen Login-Daten für Ihr kollex-Lieferantenportal. Zum Login-Bereich gelangen Sie hier oder alternativ über den Login-Button auf der kollex-Website oben rechts.

Klicken Sie unter dem Anmelden-Button auf Passwort vergessen. Geben Sie in das neu geöffnete Fenster Ihre E-Mail Adresse ein und klicken auf Zurücksetzten. Wir schicken Ihnen dann einen Link per E-Mail zu, mit dem Sie ein neues Passwort festlegen können.

Klicken Sie oben im Menü Ihres Lieferantenportals auf Kunden, um zu Ihrer Kundenliste zu gelangen. Sie können einzelne Kunden mit Klick auf den Kreis in der ersten Spalte auswählen oder mit Klick auf den obersten Kreis alle auf einmal markieren. Klicken Sie nun oben auf den rechten Button Einladen, um alle markierten Kunden zu kollex einzuladen. 

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Klicken Sie oben im Menü Ihres Lieferantenportals auf Kunden, um zu Ihrer Kundenliste zu gelangen. Über das Filter-Symbol oben rechts können Sie ihre Kunden nach deren Staus filtern oder direkt in der Suchzeile nach einem spezifischen Betrieb suchen. Um detaillierte Kundendaten und die Bestellhistorie zu erhalten, klicken Sie den gewünschten Kunden an.

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Mit Klick auf Bestellungen im Menü Ihres Lieferantenportals gelangen Sie zu einer Übersicht aller Bestellungen Ihrer Kunden inklusive Status. Dort können Sie den Status jeder Bestellung manuell mithilfe des drop-down-Menüs anpassen und Sie haben die Möglichkeit, die Bestellungen mit Klick auf die letzte Spalte direkt als .csv herunterzuladen.

Um weitere Informationen zu einer Bestellung zu erhalten, können Sie auf die gewünschte Zeile klicken. Unter dem Reiter Bestelldetails erhalten Sie alle relevanten Informationen zu der ausgewählten Bestellung. Mit Klick auf den Reiter Kundendaten können Sie die  Kontaktdaten des entsprechenden Kunden sehen. 

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Mit Klick auf Bestellungen im Menü Ihres Lieferantenportals gelangen Sie zu einer Liste aller Bestellungen. Den Bestellstatus können Sie je Bestellung manuell anpassen, indem Sie die letzte Spalte zum Status mit Klick auf den Pfeil nach unten ausklappen. Wählen Sie nun Abgelehnt, um die Bestellung abzulehnen.

Klicken Sie oben rechts im Menü Ihres Lieferantenportals auf Ihre Initialen. Dort finden Sie alle Ihre Betriebe und können zwischen diesen wechseln. Mit Klick auf Konto verwalten können Sie Details Ihres Betriebes einsehen und Einstellungen ändern. 

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Klicken Sie oben rechts im Menü Ihres Lieferantenportals auf Ihre Initialen. Klicken Sie auf Konto verwalten und dann links auf den Reiter Unternehmen. Dort finden Sie die Unternehmensdaten, welche für Ihre Kunden sichtbar sind und können diese bearbeiten. Speichern Sie Ihre Änderungen mit dem Button ganz unten.

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Klicken Sie oben rechts im Menü Ihres Lieferantenportals auf Ihre Initialen. Klicken Sie auf Konto verwalten und dann links auf den Reiter Mein Login. Dort können Sie die E-Mail-Adresse, den Namen oder das Passwort ändern. Speichern Sie Ihre Änderungen mit dem Button ganz unten.

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Klicken Sie oben rechts im Menü Ihres Lieferantenportals auf Ihre Initialen. Klicken Sie auf Konto verwalten und dann links auf den Reiter Team. Hier können Sie Ihre bisherigen Teammitglieder sehen und verwalten. Mit Klick auf Teammitglied hinzufügen können Sie (weitere) Mitarbeiter zu kollex einladen. Geben Sie dazu den Namen und E-Mail-Adresse des Teammitglieds ein und klicken dann auf Einladung senden. Nach der Registrierung hat der Mitarbeiter Zugriff auf das Lieferantenportal.

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Klicken Sie im Menü Ihres Lieferantenportals auf Produkte um zu Ihrer Produktübersicht zu gelangen. In der Spalte Verfügbarkeit können Sie diese, über das aufklappbare Menü mit Klick auf den Pfeil nach unten, für jeden Artikel bearbeiten. Dort haben Sie die Möglichkeit, die Verfügbarkeit manuell auszuwählen oder diese mit Klick auf Verfügbar (ERP/CSV) automatisch aus Ihrer Datenbank zu übernehmen.  

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Produktkennzeichnungen sind Artikel-Merkmale, welche Ihren Kunden in kollex angezeigt werden. Klicken Sie im Menü Ihres Lieferantenportals auf Produkte um zu Ihrer Produktübersicht zu gelangen. In der Spalte Kennzeichnungen können Sie, über das aufklappbare Menü mit Klick auf den Pfeil nach unten, die Merkmale für jeden Artikel bearbeiten.

Sie haben in dem drop-down-Menü die Möglichkeit, alle gewünschten Kennzeichnungen anzuklicken (Saisonartikel, Lieferschwierigkeiten, Hausmarke, Auslaufartikel, Vorbestellartikel) oder mit Klick auf Werte aus ERP/CSV diese automatisch aus Ihrer Datenbank zu übernehmen. 

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Klicken Sie im kollex Lieferantenportal auf den Menüpunkt Liefertage und legen dann im obersten Feld Ihre Bestellfristen fest. Um individuelle Liefertage für Ihre Kunden zu bestimmen, wählen Sie in der darunter liegenden Kundenliste die Felder der gewünschten Wochentage je Betrieb aus. In der letzten Spalte hinter jedem Kunden können Sie außerdem durch Klick in das Feld eine automatische Bestellerinnerung via Push-Mitteilung durch kollex aktivieren. 

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Mit Klick auf den Menüpunkt Abholung in Ihrem Lieferantenportal gelangen Sie zu Ihren Öffnungszeiten, welche Sie im obersten Feld angeben können.  Sie haben dort außerdem die Möglichkeit, abweichende Abholzeiten für Ihre Kunden anzugeben, wenn dies der Fall ist. Mit Häkchen in dem letzten Feld können Sie Ihren Kunden Bestellungen und Abholungen am selben Tag ermöglichen. Speichern Sie Ihre Änderungen mit dem Button ganz unten.

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Sie gelangen in Ihrem kollex Lieferantenportal über die Sprechblase (Chat-Symbol) oben rechts im Menü auf Ihre Chats. Dort sind all Ihre Kunden gelistet. Mit Klick auf einen Kundennamen gelangen Sie zum jeweiligen Chatverlauf mit diesem. Ungeöffnete oder neue Nachrichten werden Ihnen durch eine rote Zahl am Chat-Symbol angezeigt und die entsprechenden Kundennamen sind fett markiert (?). 

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Diese Funktion gibt es nur in den Onlineshop-Paketen M und L.

Klicken Sie oben im Menü Ihres Lieferantenportals auf Werbeaktionen. Unter dem Reiter Erstellen können Sie eine (neue) Werbeaktion anlegen, indem Sie Artikel, Kundengruppen, Bereich und Zeitraum bestimmen sowie den Banner im gekennzeichneten Feld hochladen. Einen Überblick vergangener Aktionen finden Sie unter dem Reiter Übersicht.

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